অ্যাপার্টমেন্ট সোসাইটি: প্রতি ফ্ল্যাটের মেনটেন্যান্স
একটি হাউজিং সোসাইটিতে 24টি ফ্ল্যাট আছে। কোষাধ্যক্ষ “পেমেন্টকারী” খোলেন এবং প্রতিটি ফ্ল্যাটের জন্য “একজন পেমেন্টকারী যোগ করুন” বেছে নেন: মালিকের নাম ও ফোন, আর ফ্ল্যাট নম্বর, যেমন B-204, “রেফারেন্স (রোল বা ফ্ল্যাট নম্বর)”-এ।
- “দেয় ফি”-তে কোষাধ্যক্ষ প্রতিটি ফ্ল্যাটের জন্য “একটি নিয়মিত ফি যোগ করুন” বেছে নেন: “প্রতি মাসে”, 5 তারিখে দেয়। প্রতিটি ফ্ল্যাটের নিজের পরিমাণ আছে, তাই দুই শোবার ঘরের ফ্ল্যাট দেয় ₹2,500 আর তিন শোবার ঘরের ফ্ল্যাট ₹3,200।
- 2 তারিখে প্রত্যেক মালিক পরিমাণ ও শেষ তারিখ সহ একটি রিমাইন্ডার পান। যে মালিকরা পেমেন্ট করেননি, তাঁদের 5 ও 8 তারিখে আবার মনে করানো হয়।
- 10 তারিখে ফ্ল্যাটের দ্বিতীয় যোগাযোগকে, যেমন ভাড়াটে বা পরিবারের কোনো সদস্যকে, জানানো হয়, তবে শুধু তিনি রাজি থাকলে। মালিক 12 তারিখে আরও একটি রিমাইন্ডার পান, আর 15 তারিখ থেকে যে ফ্ল্যাটগুলোর পেমেন্ট বাকি, সেগুলো “কল করতে হবে” তালিকায় থাকে।
- একজন মালিক সোসাইটি অফিসে নগদ ₹2,500 দেন। কোষাধ্যক্ষ ফ্ল্যাটটি খুলে “পেমেন্ট হয়েছে চিহ্নিত করুন” বেছে নেন। মালিক একটি রসিদ পান, আর রিমাইন্ডার বন্ধ হয়ে যায়।
তাঁরা কী দেখেন
“রিপোর্ট”-এ কোষাধ্যক্ষ একটি মাস বেছে নিয়ে দেখেন কত সংগ্রহ হয়েছে, কত দেরিতে কত এখনও পাওনা (30 দিন পর্যন্ত, 31 থেকে 60 দিন, 60 দিনের বেশি) আর প্রত্যেক কর্মী দিন অনুযায়ী কত নগদ নিয়েছেন। হিসাবের জন্য, “সেটিংস”, তারপর “ডাউনলোড (CSV)”, প্রতিটি ফ্ল্যাট ও প্রতিটি ফি একটি স্প্রেডশিট হিসেবে দেয়।