अपार्टमेंट सोसाइटी: हर फ़्लैट का मेंटेनेंस
एक हाउसिंग सोसाइटी में 24 फ़्लैट हैं। कोषाध्यक्ष “भुगतानकर्ता” खोलकर हर फ़्लैट के लिए “भुगतानकर्ता जोड़ें” चुनते हैं: मालिक का नाम और फ़ोन, और फ़्लैट नंबर, जैसे B-204, “संदर्भ (रोल या फ़्लैट नंबर)” में।
- “फ़ीस” में कोषाध्यक्ष हर फ़्लैट के लिए “दोहराई जाने वाली फ़ीस जोड़ें” चुनते हैं: “हर महीने”, 5 तारीख को देय। हर फ़्लैट की अपनी रकम है, इसलिए दो बेडरूम वाला फ़्लैट ₹2,500 और तीन बेडरूम वाला फ़्लैट ₹3,200 देता है।
- 2 तारीख को हर मालिक को रकम और देय तारीख के साथ रिमाइंडर मिलता है। जिन मालिकों ने भुगतान नहीं किया, उन्हें 5 और 8 तारीख को फिर याद दिलाया जाता है।
- 10 तारीख को फ़्लैट के दूसरे संपर्क, जैसे किरायेदार या परिवार के किसी सदस्य, को बताया जाता है, लेकिन सिर्फ़ तभी जब उन्होंने सहमति दी हो। मालिक को 12 तारीख को एक और रिमाइंडर मिलता है, और 15 तारीख से जिन फ़्लैट का भुगतान बाकी है, वे “कॉल करने हैं” सूची में होते हैं।
- एक मालिक सोसाइटी ऑफ़िस में ₹2,500 नकद देते हैं। कोषाध्यक्ष फ़्लैट खोलकर “भुगतान दर्ज करें” चुनते हैं। मालिक को रसीद मिलती है, और रिमाइंडर रुक जाते हैं।
वे क्या देखते हैं
“रिपोर्ट” में कोषाध्यक्ष एक महीना चुनकर देखते हैं कि कितना वसूला गया, कितना अभी बकाया है और कितनी देर से (30 दिन तक, 31 से 60 दिन, 60 दिन से ज़्यादा) और हर स्टाफ़ सदस्य ने दिन-ब-दिन कितना नकद लिया। हिसाब-किताब के लिए, “सेटिंग्स” और फिर “डाउनलोड करें (CSV)” से हर फ़्लैट और हर फ़ीस एक स्प्रेडशीट में मिलती है।